Datenschutzerklärung der NieRuf GmbH

Stand: Oktober 2025

1. Verantwortlicher

NieRuf GmbH
Zeppelinstrasse 11
74354 Besigheim
Telefon: +49 (0)7143 / 9666-900
E-Mail: info@nieruf.de
Web: www.nieruf.de

Vertreten durch die Geschäftsführer: David Niemes

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt. Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden (z. B. über Kontaktformulare, Anfragen oder Bestellungen), erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Basis der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. effiziente Bearbeitung von Anfragen, Verbesserung unseres Services)
• Art. 6 Abs. 1 a DSGVO – Einwilligung (z. B. Newsletter, Cookies, Analyse-Tools)

4. Server-Logfiles

Der Provider dieser Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dazu gehören:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Websitebetrieb).

5. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies, um sie nutzerfreundlich und sicher zu gestalten. Details zu den eingesetzten Cookie-Arten, deren Laufzeit und Zweck finden Sie in unserem Cookie-Banner. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder anpassen. Die Nutzung von Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO.

6. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Formular oder E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive der angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation).

7. Automatisierte Verarbeitung von Bestellungen und Anfragen (KI-Systeme)

Zur effizienten Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen setzen wir KI-gestützte Systeme ein. Dies umfasst insbesondere:

• Mistral OCR zur automatischen Umwandlung eingehender PDF-Dokumente in Text,
• OpenAI ChatGPT API (Sprachmodellverarbeitung) zur Analyse und Extraktion relevanter Daten (z. B. Artikelnummern, Mengen, Ansprechpartner, Lieferadressen).

Zweck: Vereinfachung und Beschleunigung der Bearbeitung von Bestellungen und Anfragen, Vorbereitung strukturierter Datensätze für unser ERP-System, Reduzierung manueller Eingabefehler.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Auftragsabwicklung).

Datenübermittlung: Verarbeitung erfolgt ausschließlich über gesicherte Schnittstellen. Bei Nutzung der OpenAI-API erfolgt eine Übermittlung an OpenAI LLC (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) nach Art. 46 DSGVO. OpenAI verwendet die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Mistral AI SAS (Frankreich) verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der EU oder auf EU-konformen Servern.

Datenminimierung: Personenbezogene Daten (z. B. Signaturen, Telefonnummern) werden vor der Übermittlung automatisch gefiltert, soweit sie für die Verarbeitung nicht erforderlich sind.

Speicherdauer: OCR- und Analyseergebnisse werden nur temporär gespeichert (max. 30 Tage). Daten, die zur Auftragsabwicklung gehören, werden gemäß handels- und steuerrechtlicher Fristen (6 bzw. 10 Jahre) aufbewahrt.

8. Zahlungsabwicklung

Zur Abwicklung von Zahlungen geben wir Zahlungsinformationen an die beteiligten Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal, Klarna, Kreditinstitute) weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Einsatz von Google-Diensten

Auf unserer Website können Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, verwendet werden. Dies betrifft insbesondere:

• Google Analytics / Tag Manager (Statistik, Reichweitenanalyse)
• Google Ads / Conversion-Tracking (Werbeerfolgsmessung)
• Google reCAPTCHA (Spam- und Missbrauchserkennung bei Formularen)
• Google Maps / YouTube (Darstellung von Inhalten)

Hierbei können personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen, Nutzungsverhalten) an Server von Google in den USA übertragen werden. Soweit eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Die Nutzung dieser Dienste erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO, die Sie über das Cookie-Banner erteilen oder widerrufen können. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de

10. Nutzung interner Systeme (ERP und Kommunikation)

Zur Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verarbeiten wir personenbezogene Daten in unserem internen ERP-System. Dieses dient der zentralen Verwaltung von Kunden-, Lieferanten- und Auftragsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Geschäftsorganisation). Sofern externe IT-Dienstleister mit Wartung oder Hosting beauftragt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Datenübermittlung in Drittländer findet hierbei nicht statt.

11. Nutzung der Shop-Software „Shopware“

Unser Online-Shop wird mit dem Shopsystem Shopware der shopware AG, Ebbinghoff 10, 48624 Schöppingen, betrieben. Shopware verarbeitet im Rahmen der Bestellabwicklung, Kundenregistrierung und Nutzung des Kundenkontos personenbezogene Daten, die zur Vertragsdurchführung erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Login-Daten (bei Kundenkonto)
• Bestellinformationen, Rechnungs- und Lieferdaten
• technische Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Session-ID)

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrages) sowie Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Interesse an sicherem und technisch einwandfreiem Betrieb des Online-Shops). Die Daten werden auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Sofern wir einen externen Hostinganbieter einsetzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.shopware.com/de/datenschutz/

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

13. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@nieruf.de.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Web: www.ldi.nrw.de

15. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte gesetzliche Vorgaben oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter www.nieruf.de/Datenschutz.